Mit nur wenigen Mausklicks lassen sich benutzerdefinierte PDF-Dokumente zusammenstellen, indem gescannte Papierdokumente und einzelne Seiten aus PCAnwendungen (Microsoft Word, Excel, PowerPoint) in einem einzigen Dokument kombiniert werden. PDF-Dokumente können per Drag&Drop über die Stapelfunktion von PaperPort neu angeordnet und gestapelt werden – genau wie bei echten Papierdokumenten.

Nahezu jeder Dateityp und jedes Bildformat lassen sich auf dem visuellen Desktop von PaperPort Pro Office anzeigen. Die klaren Miniaturansichten sorgen dafür, dass jedes Dokument auf Anhieb gefunden wird, und ersparen Ihnen so das Öffnen. PaperPort beinhaltet Anzeigefunktionen für alle gängigen Formate und liefert eine erschwingliche Lösung, die Ihnen garantiert, dass Bildformate wie TIFF, JPG und PDF sowie Microsoft Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien von allen Anwendern angezeigt werden können.

Über E-Mail lassen sich Dokumente schnell und sicher in einer Arbeitsgruppe oder gemeinsam mit Personen außerhalb der Firma überarbeiten und validieren. Zur Optimierung des digitalen Überarbeitungsprozesses bedient sich PaperPort Ihres aktuellen E-Mail-Systems. Word-Dateien und andere bearbeitbare Dokumente werden in schreibgeschützte PDF-Dateien umgewandelt, die zwar gelesen, aber nicht geändert werden können. Diese eignen sich hervorragend zur Überarbeitung von Verträgen und anderen wichtigen Dokumenten. Bearbeitungskommentare lassen sich mithilfe spezieller Funktionen zur Erstellung und Anzeige von Anmerkungen in PDF-Dateien wie Haftnotizen, Markierungen und Stempel erfassen.

Mit PaperPort Pro Office haben Anwender die Möglichkeit, Seiten aus dem Web als PDFDateien zu erfassen. Sie verfügen somit über eine originalgetreue Kopie für den Offline-Gebrauch. Damit kann z. B. eine Webseite als permanente Aufzeichnung erfasst, webbasierte Suchvorgänge beschleunigt oder ganze Webseiten als PDF-Anhang gemeinsam genutzt werden, anstatt diese als Link zu versenden und über eine Internetverbindung aufzurufen.

Dank der OCR-Funktion in PaperPort Pro Office kann Text direkt aus gescannten Dokumenten und PDF-Dateien extrahiert werden. Erneutes Abtippen wird dadurch überflüssig. Auch bloße Abschnitte von gescannten Dokumenten können in die Zwischenablage kopiert und als einfacher Text in ein Textverarbeitungsprogramm oder eine E-Mail eingefügt werden.

Die DesktopDelivery-Funktion überträgt Dokumente von einem Scanner oder einem Digitalkopierer im Netz automatisch auf den PaperPort-Desktop. Mit der DesktopDelivery- Funktion wird die Umwandlung von Papier- in Digitaldokumente, die online gemeinsam genutzt oder per E-Mail verteilt werden können, so einfach wie nie zuvor.

Anhand der Sendeleiste in PaperPort lassen sich Dokumente oder ganze Dokumentsätze rasch und einfach per E-Mail, Fax und Drucker verteilen. Über die Sendeleiste lassen sich aber auch Dokumente über FTP versenden, Dateien im Netzwerk verschieben und eine Verknüpfung zu vorhandenen Workflow-Anwendungen und -Abläufen herstellen.

Die SimpleSearch-Funktion ermöglicht ein rasches Auffinden von Dokumenten über ein einzelnes Schlagwort oder eine Metadaten-Suchabfrage. Lokal auf dem PC oder im Netzwerk gespeicherte Dokumente werden automatisch von PaperPort indiziert. Die Anwendung bedient sich hierbei höchst genauer OCR-Funktionen, die sogar gescannte Papierdokumente und PDFs in durchsuchbare Dateien umwandeln.

Mit PaperPort Pro Office werden bestehende Investitionen in ECM-Systeme (Enterprise Content Management), darunter Oracle9i und Microsoft SharePoint, deutlich aufgewertet. Mit PaperPort DesktopDelivery verfügen ECM-Systeme über sämtliche Funktionen, die zum Scannen, Überarbeiten und Übertragen von Papierdokumenten in das System über Netzwerkscanner erforderlich sind. PaperPort vereinfacht darüber hinaus das Arbeiten mit archivierten Dokumenten, indem es eine einfache Lösung zum Verschieben von ECMDokumenten auf den PC bzw. vom PC bietet.

Dank FormTyper™ war das Ausfüllen von Formularen noch nie so einfach und schnell. Die Funktion konvertiert statische PDF-Formulare in Sekundenschnelle in ausfüllbare elektronische Formulare. Formularfelder werden automatisch erkannt und erstellt. Der Anwender braucht das Formular nur noch online auszufüllen, zu speichern und per E-Mail zu versenden bzw. es auszudrucken und einzureichen.

PaperPort Pro Office unterstützt Bearbeitungs - und Bereinigungsfunktionen für ein oder mehrere Dokumente gleichzeitig. Dazu gehören auch das Ausrichten und Drehen gescannter Dokumente sowie das Hinzufügen von Suchschlagwörtern. Außerdem stehen Bildbearbeitungstools für Kontrast- und Farbanpassung sowie zum Zurechtschneiden zur Verfügung.

Microsoft® Windows 98 (SE), 2000, ME, NT 4.0 oder XP; mindestens 32 MB RAM für Windows 98 und ME; empfohlen 64 MB oder höher; mindestens 64 MB RAM für Windows NT 4.0, 2000 und XP; empfohlen 128 MB oder höher; Intel oder Intel-kompatibler Pentium™ oder höher; mindestens 80 MB freier Festplattenspeicher; CD-ROM-Laufwerk für die Installation; SVGA-Monitor mit mind. 256 Farben und mind. 800 x 600 Pixel Auflösung